Loker Personal Assistant to Chief Executive Officer Queen’s Catering di Denpasar

Personal Assistant to Chief Executive Officer – Queen's Catering (Denpasar)

Pekerjaan Tetap di Denpasar: Personal Assistant to Chief Executive Officer di Queen’s Catering

Queen’s Catering, sebuah perusahaan katering premium untuk acara pernikahan di Indonesia dan internasional, sedang mencari seorang Executive & Personal Assistant yang luar biasa untuk bekerja sama dengan Pendirinya. Posisi ini cocok bagi individu yang menikmati menciptakan keteraturan dalam lingkungan yang dinamis, mampu berpikir ke depan, dan berorientasi pada hasil. Peran ini menggabungkan dukungan eksekutif, organisasi pribadi, koordinasi perjalanan, dan manajemen produktivitas untuk membantu Pendiri fokus pada prioritas strategis, mengelola berbagai komitmen, dan memastikan tugas-tugas penting berjalan lancar.

#### Tanggung Jawab Utama

• Produktivitas & Akuntabilitas Pendiri: Memahami prioritas profesional, tujuan pribadi, dan rutinitas kerja Pendiri. Menerjemahkan prioritas mingguan menjadi jadwal terstruktur, realistis, dan rencana yang dapat ditindaklanjuti. Mengelola kalender, janji temu, rapat, dan komitmen secara proaktif. Melindungi waktu khusus untuk tanggung jawab strategis CEO dan prioritas pribadi penting. Melacak tujuan mingguan, tenggat waktu, dan komitmen yang tertunda. Memberikan ringkasan harian yang ringkas, pengingat, dan pembaruan kemajuan mingguan. Mengantisipasi potensi konflik jadwal, mengidentifikasi prioritas yang bersaing, dan merekomendasikan penyesuaian. Membantu Pendiri secara percaya diri dan hormat untuk tetap akuntabel terhadap prioritas yang disepakati.
• Dukungan Eksekutif & Administratif: Mengkoordinasikan rapat, janji temu, penjadwalan, dan logistik terkait. Menyiapkan informasi rapat, pengingat, dan tindak lanjut item tindakan. Mengatur dokumen, catatan, informasi, dan pelacak tugas. Melakukan riset opsi, mengumpulkan informasi, dan menyajikan rekomendasi yang jelas. Menindaklanjuti secara mandiri urusan administratif dan item tindakan yang disepakati. Mengidentifikasi cara untuk menyederhanakan alur kerja dan mengurangi pekerjaan administratif yang tidak perlu.
• Perjalanan & Logistik Pribadi: Merencanakan dan mengkoordinasikan perjalanan domestik dan internasional, termasuk penerbangan, hotel, transportasi, dan rencana perjalanan. Mengelola reservasi, pemesanan, perubahan, dan persyaratan terkait perjalanan. Mengkoordinasikan janji pribadi, kebutuhan rumah tangga, komitmen keluarga, dan logistik sehari-hari sesuai kebutuhan. Berkomunikasi dengan penyedia layanan terkait, staf rumah tangga, dan vendor. Membantu dengan pembelian pribadi, pencarian barang, pengiriman, dan proyek sesekali. Memastikan pengaturan logistik ditangani secara efisien, bijaksana, dan dengan pengawasan minimal.
• Organisasi Digital, AI & Proyek Khusus: Menggunakan alat digital dan AI untuk meningkatkan perencanaan, riset, organisasi, dan efisiensi administratif. Memelihara sistem yang efektif untuk kalender, tugas, dokumen, dan tindak lanjut. Secara proaktif mengidentifikasi peluang untuk mengotomatisasi atau menyederhanakan tanggung jawab berulang. Mengkoordinasikan proyek khusus, tugas riset, dan prioritas lain yang diperlukan. Terus meningkatkan cara informasi, komitmen, dan tugas diorganisir.

#### Kualifikasi

• Pengalaman sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Executive Coordinator, atau peran serupa lebih diutamakan.
• Pengalaman mendukung pendiri, pengusaha, atau eksekutif senior merupakan keuntungan besar.
• Keterampilan organisasi, perencanaan, pemecahan masalah, dan manajemen waktu yang sangat baik.
• Kemampuan Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia lisan dan tulisan yang kuat.
• Mahir menggunakan Google Workspace, kalender, spreadsheet, dan alat produktivitas.
• Kefamilieran dengan alat AI adalah keuntungan; keingintahuan dan kemauan untuk belajar sangat penting.
• Keterampilan interpersonal yang kuat, kebijaksanaan, dan penilaian profesional.
• Kemampuan untuk bekerja mandiri, memprioritaskan secara efektif, dan menindaklanjuti secara konsisten.
• Kesediaan untuk melakukan perjalanan sesekali antara Jakarta dan Bali.
• Kandidat dari latar belakang dukungan eksekutif, perhotelan mewah, layanan concierge, dan latar belakang lain yang berorientasi layanan tinggi dipersilakan melamar.

Posisi ini adalah pekerjaan penuh waktu dengan pengaturan hibrida, menawarkan fleksibilitas berdasarkan jadwal, perjalanan, dan kebutuhan koordinasi. Pelamar yang berhasil diharapkan dapat mengelola tanggung jawab secara mandiri, dengan batasan yang jelas mengenai keputusan yang memerlukan persetujuan Pendiri.

Jenis Pekerjaan: Pekerjaan tetap